Fonctionnement Documents nécessaires

Les documents utiles à votre mandat. Seulement ceux qui vous concernent.

Ce référentiel recense les documents, données et renseignements qui peuvent être nécessaires à la comptabilité, aux bouclements, à la fiscalité, à la TVA, aux salaires, aux assurances sociales et au suivi financier de votre entreprise.

Il est volontairement détaillé, pour que vous sachiez à l'avance ce qui peut vous être demandé. Il ne s'agit pas d'une liste à fournir : nous ne sollicitons que les pièces réellement utiles à votre dossier, en tenant compte de ce que vous nous avez déjà transmis.

Ce référentiel correspond à l'annexe 2 de notre contrat de mandat fiduciaire.

Explorer les documents Prendre rendez-vous

Ce qui détermine les documents demandés

Tous les documents mentionnés ne sont pas nécessaires à chaque client. Leur pertinence dépend notamment :

de la forme juridique et de l'organisation de l'entreprise ;
de son activité et de son secteur économique ;
de son régime comptable et fiscal ;
de son assujettissement à la TVA ;
de la présence de salariés ;
de ses investissements, financements et engagements ;
de ses activités en Suisse ou à l'étranger ;
des prestations confiées à izecca ;
des particularités constatées au cours du mandat.

La présence d'un document dans ce référentiel ne signifie pas qu'il doit être transmis systématiquement.

En pratique

Quoi fournir, et quand.

Au démarrage
Extrait du registre du commerce et statuts, derniers comptes annuels, balance et grand-livre de reprise, dernières déclarations et taxations, liste des comptes bancaires, contrats de travail et derniers décomptes de salaire.
Chaque mois
Relevés ou exports bancaires, factures émises et reçues, justificatifs de caisse et de cartes, éléments variables des salaires, nouveaux contrats importants.
Au bouclement
Inventaire des stocks et travaux en cours, soldes bancaires au 31 décembre, débiteurs et créanciers ouverts, décomptes de prêts et de leasing, informations sur les litiges et engagements.

Selon votre activité et les prestations confiées. Le détail complet, domaine par domaine, figure dans l'explorateur ci-dessous.

21 sections affichées

01 Identification et organisation de l'entrepriseIdentifier l'entreprise, ses responsables, sa structure et les décisions ayant une incidence comptable, fiscale ou administrative. 47 documents

Informations générales

Raison sociale complète
Nom commercial et éventuelles enseignes
Forme juridique
Adresse du siège
Adresses des établissements secondaires
Adresse de correspondance
Numéro IDE
Numéro TVA, si applicable
Numéro au registre du commerce, si applicable
Date de constitution ou de début d'activité
Date de clôture de l'exercice comptable
Description détaillée des activités exercées
Principaux secteurs d'activité
Activités secondaires
Activités exercées à l'étranger
Coordonnées des responsables administratifs et financiers
Coordonnées de la personne chargée de transmettre les documents
Coordonnées des conseillers ou prestataires déjà mandatés, lorsque pertinentes

Constitution et documents juridiques

Extrait du registre du commerce
Statuts de la société
Acte constitutif
Modifications statutaires
Procès-verbaux de constitution
Décisions relatives au capital social
Registre des parts sociales ou des actions, lorsque pertinent
Informations sur les associés ou actionnaires
Registre des ayants droit économiques, lorsque requis
Conventions d'actionnaires ou d'associés ayant une incidence sur le mandat
Décisions d'augmentation ou de réduction de capital
Documents relatifs aux apports en nature
Contrats de transfert d'actifs ou de patrimoine
Décisions de fusion, scission ou transformation
Documents relatifs à une liquidation ou dissolution
Procurations et pouvoirs de signature
Autorisations administratives particulières liées à l'activité

Direction et gouvernance

Identité des administrateurs et gérants
Répartition des fonctions de direction
Pouvoirs de signature
Procès-verbaux d'assemblées générales pertinents
Procès-verbaux de décisions de gestion ayant une incidence comptable
Décisions de distribution de dividendes
Décisions d'affectation du résultat
Décisions relatives aux réserves
Conventions avec les membres des organes
Indemnités et rémunérations des dirigeants
Participations et entreprises liées
Organigramme juridique ou opérationnel, si disponible

02 Reprise d'un mandat existantReprendre les données de façon cohérente et assurer la continuité des obligations comptables, fiscales et salariales. 40 documents

Comptabilité antérieure

Bilans et comptes de résultat des exercices précédents
Annexes aux comptes annuels
Balances générales
Grands-livres et journaux comptables
Plans comptables
Écritures de clôture et d'ouverture
Fichiers d'export comptable
Détail des comptes transitoires et des provisions
Tableaux des immobilisations et des amortissements
Inventaires de stocks et état des travaux en cours
Listes des débiteurs et créanciers ouverts
État des prêts et emprunts
Détail des comptes courants d'associés
Corrections comptables non encore effectuées
Rapports ou observations de l'ancien mandataire, lorsque communicables
Rapports de révision, si applicables

Situation fiscale antérieure

Dernières déclarations fiscales
Dernières décisions de taxation
Décomptes d'impôts
Correspondances avec les autorités fiscales
Réclamations ou recours en cours
Décisions relatives aux pertes fiscales reportées
Réserves fiscalement reconnues
Rulings fiscaux existants
Documents relatifs à des contrôles fiscaux antérieurs
Déclarations et décisions relatives à l'impôt anticipé, lorsque pertinentes
Décomptes TVA et concordances des périodes précédentes
Correspondances avec l'AFC

Reprise salariale

Liste des salariés actifs
Derniers décomptes de salaire
Certificats de salaire précédents
Contrats de travail
État des vacances et heures supplémentaires
Retenues sociales
Décomptes AVS, LPP, LAA et autres assurances
Données relatives à l'impôt à la source
Entrées et sorties récentes
Décomptes d'indemnités journalières
Règlements de frais et du personnel
Conventions collectives applicables

03 Comptabilité bancaire et financièreEnregistrer les mouvements, rapprocher les comptes, suivre les dettes et traiter les opérations financières. 30 documents

Comptes bancaires

Liste des comptes bancaires professionnels
Relevés bancaires complets, y compris en monnaies étrangères
Exports CSV, CAMT ou autres formats bancaires disponibles
Avis de crédit et de débit
Justificatifs des virements particuliers
Décomptes de frais bancaires et d'intérêts
Attestations bancaires de fin d'année
Comptes clôturés ou nouvellement ouverts
Documents relatifs aux comptes de dépôt
Justificatifs des transferts entre comptes
Comptes utilisés partiellement à titre privé, si pertinents

Moyens de paiement

Décomptes de cartes de crédit et de débit professionnelles
Décomptes TWINT
Décomptes des terminaux de paiement
Décomptes Stripe, PayPal ou autres prestataires
Rapports des plateformes d'encaissement
Décomptes des commissions, remboursements et rétrofacturations
Réserves retenues par les prestataires
Rapprochements entre ventes et encaissements

Financements et placements

Contrats de prêts, hypothécaires et de crédit bancaire
Contrats de leasing
Tableaux d'amortissement des dettes
Attestations de soldes et décomptes d'intérêts
Contrats de cautionnement et garanties bancaires
Documents de nantissement
Décomptes de placements et relevés de titres
Justificatifs de produits financiers
Instruments financiers particuliers
Prêts entre associés et société
Prêts entre sociétés liées

04 Ventes, recettes et débiteursComptabiliser les produits, suivre les débiteurs, contrôler les encaissements et déterminer le traitement TVA. 30 documents

Facturation

Factures clients, d'acomptes, finales et annulées
Notes de crédit
Journaux et exports du logiciel de facturation
Contrats de prestations, d'abonnement et de maintenance
Bons de commande et confirmations de commandes
Bons de livraison, lorsque pertinents
Justificatifs de prestations réalisées
Rabais, remises et commissions
Factures périodiques

Encaissements et débiteurs

Liste des factures ouvertes
Balance âgée des débiteurs
Justificatifs d'encaissement et rapports de paiements
Accords de paiement échelonné
Rappels de paiement
Correspondances relatives aux litiges
Créances douteuses
Actes de défaut de biens et décisions de faillite de débiteurs
Justificatifs de pertes sur créances
Compensations de créances
Retenues de garantie
Documents relatifs à l'affacturage

Activités commerciales particulières

Rapports de caisse et de systèmes de point de vente
Décomptes des marketplaces et plateformes de livraison
Rapports de ventes en ligne
Commissions d'intermédiaires
Rapports de réservation et de billetterie
Ventes par établissement
Cartes-cadeaux, bons et avoirs clients
Programmes de fidélité ayant une incidence comptable
Décomptes de pourboires, lorsque pertinents

05 Achats, charges et créanciersDéterminer correctement les charges, les dettes et les éventuelles déductions fiscales ou TVA. 27 documents

Achats courants

Factures fournisseurs et notes de crédit
Justificatifs de paiement
Tickets et quittances
Factures de matériel et de marchandises
Factures de sous-traitance et de prestations externes
Logiciels, abonnements et télécommunication
Publicité, déplacements et restauration professionnelle
Formation et frais administratifs
Dépenses payées personnellement pour l'entreprise

Fournisseurs et engagements

Liste des factures impayées
Balance âgée des créanciers
Relevés de comptes fournisseurs
Contrats récurrents, d'approvisionnement et de sous-traitance
Contrats de maintenance, de location et d'assurance
Contrats de franchise
Accords de paiement
Litiges fournisseurs et dettes contestées
Acomptes versés
Engagements d'achat significatifs

Frais et remboursements

Notes de frais des collaborateurs
Décomptes kilométriques
Justificatifs de déplacement et d'hébergement
Frais de représentation et de repas
Frais de formation
Décomptes de remboursement
Règlement de frais approuvé, si applicable
Avantages accordés au personnel

06 Caisse et espècesVérifier la concordance entre les mouvements enregistrés et les espèces disponibles. 9 documents

Livre de caisse
Journaux des encaissements et décaissements
Rapports et décomptes de caisse journaliers
Justificatifs des retraits et dépôts d'espèces
Inventaires de caisse
Fonds de caisse
Différences de caisse et justificatifs des corrections
Caisses de plusieurs établissements
Caisses en monnaies étrangères

07 Stocks, marchandises et travaux en coursÉvaluer les stocks, les travaux en cours et les prestations à cheval sur plusieurs exercices. 14 documents

Inventaires physiques et valorisés
Listes des marchandises
Matières premières, produits finis et semi-finis
Marchandises en transit ou consignées
Stocks détenus par des tiers ou appartenant à des tiers
Méthodes de valorisation utilisées
Marchandises obsolètes, pertes et destructions
Différences d'inventaire
Justificatifs de dépréciation
État des travaux en cours
Calculs des coûts de production
Suivi des chantiers et décomptes de projets
Prestations non encore facturées
Garanties et retenues contractuelles

08 Immobilisations et investissementsSuivre les actifs, leur valorisation, leur amortissement, leurs acquisitions et cessions. 13 documents

Factures d'acquisition et contrats de vente
Contrats de leasing
Documents d'importation et frais accessoires
Tableaux des immobilisations et des amortissements
Dates de mise en service et durées d'utilisation
Travaux d'amélioration et réparations importantes
Contrats de cession et justificatifs de mise au rebut
Pertes de valeur
Immobilisations incorporelles et contrats de licences
Logiciels développés et coûts de développement
Actes d'acquisition et de vente immobilière
Frais immobiliers
Estimations et expertises disponibles

09 Salaires et personnelÉtablir les salaires, les déclarations sociales, les certificats de salaire et les décomptes fiscaux. 43 documents

Identification des salariés

Nom, prénom, adresse et date de naissance
Numéro AVS
Nationalité, lorsque nécessaire
Permis de séjour ou de travail, si applicable
Dates d'entrée et de sortie
Coordonnées bancaires pour le paiement
Informations utiles à l'impôt à la source
Informations nécessaires à l'affiliation aux assurances sociales

Conditions de travail

Contrats de travail et avenants
Taux d'activité
Salaire mensuel ou horaire
Treizième salaire
Commissions, primes, bonus et gratifications
Indemnités et frais forfaitaires
Avantages en nature, véhicule de fonction, logement
Conventions collectives et règlements internes
Accords particuliers ayant une incidence salariale

Temps de travail et absences

Relevés d'heures
Heures supplémentaires et complémentaires
Vacances prises et soldes
Congés non payés
Congés maternité, paternité ou autres congés légaux
Absences maladie et accident
Indemnités journalières
Service militaire, civil ou protection civile
Allocations pour perte de gain
Modifications temporaires du taux d'activité

Assurances sociales

Affiliation AVS/AI/APG/AC et décomptes de la caisse de compensation
Affiliation LPP, plans de prévoyance et décomptes de cotisations
Police LAA et assurance accidents complémentaire
Assurance indemnités journalières maladie
Décomptes de primes et de sinistres
Déclarations de salaires et décomptes de fin d'année
Correspondances des assureurs
Décisions relatives aux allocations familiales
Assurances conventionnelles

Fiscalité salariale

Barèmes d'impôt à la source applicables
Canton de résidence et situations pertinentes
Décomptes et corrections d'impôt à la source
Certificats de salaire et annexes, si nécessaires
Prestations accessoires et rémunérations particulières
Salariés domiciliés à l'étranger
Situations transfrontalières

10 Fiscalité des personnes moralesDéterminer le bénéfice et le capital imposables et établir les déclarations fiscales. 17 documents

Comptes annuels
Déclaration fiscale et décision de taxation précédentes
Décomptes d'impôts et justificatifs des acomptes versés
Pertes fiscales reportées
État des réserves et du capital
Distributions et décisions de dividendes
Prestations aux actionnaires et prêts d'associés
Participations
Revenus étrangers et établissements stables
Opérations et financements intragroupe
Prix de transfert, si pertinents
Rulings et correspondances des autorités fiscales
Restructurations
Impôt anticipé et droits de timbre, lorsque pertinents
Impôt immobilier, selon les cantons
Provisions fiscalement particulières
Justificatifs des déductions fiscales spécifiques

11 Fiscalité des personnes physiques indépendantesÉtablir la déclaration de l'indépendant selon sa situation professionnelle et, si le mandat le prévoit, personnelle. 13 documents

Comptes de l'activité indépendante
Dernières déclaration et taxation
Attestations AVS, LPP et pilier 3a
Autres revenus et certificats de salaire éventuels
Attestations bancaires, relevés de titres et d'intérêts
Immeubles et états des dettes
Frais professionnels
Assurances
Pensions alimentaires et personnes à charge
Frais de formation et dons
Revenus étrangers et activités accessoires
Prélèvements et apports privés
Actifs commerciaux utilisés aussi à titre privé

12 Taxe sur la valeur ajoutéeÉtablir les décomptes TVA et justifier le traitement des opérations soumises à des règles particulières. 15 documents

Attestation d'assujettissement et numéro TVA
Méthode et mode de décompte
Décomptes précédents et concordances annuelles
Factures de ventes et d'achats
Documents d'importation et d'exportation
Prestations fournies ou acquises à l'étranger
Prestations exclues ou exonérées
Taux applicables
Corrections de l'impôt préalable et changements d'affectation
Autoconsommation
Subventions, dons et contributions
Prestations entre entreprises liées
Opérations immobilières et prestations mixtes
Correspondances et décisions de contrôle de l'AFC
Corrections de périodes antérieures et changements de méthode

13 Bouclement annuel et comptes annuelsPermettre un bouclement complet, cohérent et documenté. 24 documents

Documents de clôture

Soldes bancaires
Inventaires de caisse et de stocks
État des travaux en cours
Listes des débiteurs et créanciers
Décomptes de prêts, de leasing et d'intérêts
Tableaux des immobilisations et des amortissements
Provisions
Charges à payer et produits à recevoir
Charges payées et produits reçus d'avance
Décomptes de salaires et d'assurances sociales
Impôts à provisionner
Litiges en cours et garanties accordées
Engagements hors bilan
Événements postérieurs à la clôture
Informations nécessaires à l'annexe

Documents complémentaires éventuels

Confirmations de soldes débiteurs, créanciers et bancaires
Confirmations de prêts
Évaluations de participations et immobilières
Justificatifs de dépréciation et de pertes de valeur
Transactions avec des parties liées
Continuité de l'exploitation
Prévisions de trésorerie et plans de financement
Décisions de soutien financier
Surendettement éventuel et mesures d'assainissement

14 Immobilier et gestion immobilièreLorsque l'entreprise possède ou exploite des immeubles. 12 documents

Actes d'achat et de vente
Extraits du registre foncier, si nécessaires
Contrats hypothécaires et décomptes d'intérêts
États locatifs et baux
Décomptes de loyers, de charges et de chauffage
Frais d'entretien, de rénovation et de travaux
Décomptes de gérance et de copropriété
Fonds de rénovation
Attestations de valeur fiscale
Logements vacants et pertes locatives
Ventes immobilières et plus-values
Opérations TVA immobilières

15 Commerce international et opérations transfrontalièresLorsque l'entreprise achète, vend, emploie ou se finance hors de Suisse. 14 documents

Factures et contrats internationaux
Documents douaniers, déclarations d'importation et d'exportation
Justificatifs de transport et de livraison
Incoterms
Droits de douane et TVA à l'importation
Prestations intracommunautaires, lorsque pertinentes
Établissements stables étrangers
Salariés à l'étranger, détachements et cotisations sociales internationales
Attestations de résidence fiscale et de retenues à la source étrangères
Conventions de double imposition
Contrats intragroupe et prix de transfert
Financements transfrontaliers
Comptes bancaires étrangers
Différences de change

16 Associations, fondations et organismes sans but lucratifPour les organisations soumises à des règles de financement ou d'affectation des fonds. 13 documents

Statuts et procès-verbaux des assemblées
Composition du comité ou du conseil et décisions de nomination
Budgets, comptes annuels et rapports d'activité
Liste des cotisations
Dons, subventions et conventions de financement
Conditions d'utilisation et fonds affectés
Décomptes de projets et de manifestations
Justificatifs des dépenses subventionnées
Correspondances des autorités
Décisions d'exonération fiscale, si applicables
Rapports de contrôle ou de révision
Engagements envers les membres
Bénévoles, lorsque pertinent

17 Activités agricolesSelon la nature de l'exploitation. 11 documents

Inventaires du bétail, des récoltes et des stocks agricoles
Machines et bâtiments d'exploitation
Subventions et paiements directs
Contrats de fermage et de location de terrains
Décomptes de coopératives et de ventes agricoles
Investissements agricoles
Charges de production
Activités accessoires
Prélèvements privés
Assurances agricoles
Animaux ou biens détenus pour des tiers

18 Construction, artisanat et projetsPour les activités facturées par chantier, par projet ou par situation. 12 documents

Contrats d'entreprise et devis acceptés
Bons de commande
Factures d'acomptes et situations de travaux
Décomptes de chantier et de sous-traitants
Retenues et garanties d'ouvrage
États des travaux en cours et décomptes finaux
Travaux supplémentaires
Litiges de chantier
Coûts directs et répartition des charges par projet
Consortiums
Assurances de chantier
Provisions pour garanties

19 Restauration, commerce et servicesSelon l'activité. 12 documents

Rapports de caisse et de ventes
Décomptes de pourboires
Plateformes de livraison et terminaux de paiement
Inventaires de marchandises
Pertes et déchets
Cartes-cadeaux et programmes de fidélité
Contrats de franchise et redevances
Commissions
Rapports de réservation et d'occupation
Ventes par établissement
Prestations réalisées
Avances et acomptes clients

20 Procédures, litiges et situations particulièresDemandés uniquement lorsqu'ils ont une incidence sur les comptes, la fiscalité ou les prestations confiées. 11 documents

Décisions et correspondances d'autorités
Décisions, réclamations et recours fiscaux
Actes de poursuite et commandements de payer
Actes de défaut de biens et décisions de faillite
Accords de paiement et conventions transactionnelles
Jugements et litiges commerciaux
Décomptes de dommages et indemnités d'assurance
Garanties et créances contestées
Risques financiers
Procédures d'assainissement
Plans de remboursement et accords avec des créanciers

21 Suivi financier et izecca PilotageFonder l'analyse financière sur les données réelles et suivre les objectifs convenus. 15 documents

Budgets d'exploitation et de trésorerie
Prévisions de chiffre d'affaires, de charges et d'investissement
Plans de financement
Prévisions de recrutement
Projets de développement, nouveaux établissements, produits ou services
Tableaux de bord et indicateurs opérationnels existants
Marges par produit ou activité
Chiffre d'affaires par secteur et rentabilité par projet
Coûts fixes et variables
Besoins en fonds de roulement
Prévisions de paiements et échéanciers de dettes
Risques de liquidité et besoins de financement
Objectifs financiers de la direction
Décisions d'investissement
Données opérationnelles nécessaires à l'analyse

Liste volontairement détaillée et non exhaustive. izecca peut solliciter d'autres documents, confirmations ou renseignements raisonnablement nécessaires à l'exécution du mandat, au respect des obligations légales ou au traitement d'une situation particulière.

Transmission

Des documents numériques, transmis au bon moment.

Formats

Les documents sont transmis de préférence sous forme numérique :

PDF pour les factures, contrats, attestations et justificatifs ;
CSV, XML ou CAMT pour les mouvements bancaires et données structurées ;
Excel pour les inventaires et tableaux ;
exports des logiciels comptables, de facturation, de caisse, de salaires et des plateformes de paiement ;
documents numériques originaux, lorsqu'ils sont disponibles.

Chaque document doit être complet, lisible et permettre d'identifier sa nature, sa date et son montant.

Fréquence

La fréquence dépend des prestations confiées et des échéances applicables. Les documents peuvent être demandés :

à l'ouverture du mandat ;
lors d'une reprise de comptabilité ;
chaque mois ou trimestre ;
à chaque échéance TVA ;
lors de l'établissement des salaires ;
pour les déclarations fiscales ;
au bouclement annuel ;
lors d'un contrôle interne ;
lors d'une opération particulière ;
à la demande d'une autorité ;
à la fin du mandat.

Un document déjà transmis n'est en principe pas redemandé, sauf si une version actualisée, un original ou un complément est nécessaire.

Utilisation et protection

Vos documents servent votre mandat. Rien d'autre.

Les documents et informations sont utilisés exclusivement dans le cadre des prestations confiées et des obligations légales applicables, jamais à des fins commerciales étrangères au mandat.

Hébergement en Suisse
Les données sont hébergées sur une infrastructure exploitée par Infomaniak, prestataire informatique suisse. L'hébergement principal des données de production est organisé en Suisse.
Consultation sans téléchargement
Notre plateforme permet de consulter les pièces justificatives en visualisation, sans fonction de téléchargement direct, afin de limiter la circulation de copies hors de l'environnement prévu.
Accès limités
Seules les personnes autorisées dans le cadre du mandat, du support et des contrôles internes accèdent aux dossiers. Toutes sont soumises à la confidentialité.
Aucune intelligence artificielle
Aucune IA n'est utilisée sur vos données, ni dans notre production comptable, fiscale, TVA, salaires et assurances sociales. Nos traitements reposent sur des règles définies et contrôlées. Si vous souhaitez utiliser l'IA, nous vous remettons vos données structurées : la décision vous appartient.
Courrier électronique
Les documents envoyés par courriel arrivent dans notre messagerie professionnelle puis sont intégrés à votre dossier. Les copies présentes dans les messageries ne bénéficient pas des restrictions de la plateforme.
Conservation
Les documents sont conservés pendant la durée nécessaire au mandat et aux obligations légales, qui varie selon leur nature.

Vos données vous appartiennent.

Vous pouvez demander à tout moment la restitution de vos documents et données, ou leur extraction dans un format exploitable, par écrit ou oralement : avant, pendant et après le mandat.

Restitution et extraction dans un délai de 24 heures ouvrables dès confirmation de votre demande.

Une collaboration claire

Vous nous transmettez des informations exactes, complètes et à jour, dans des délais compatibles avec les échéances légales, et vous nous informez de tout événement important pour les travaux confiés.

Nous effectuons les vérifications prévues et vous demandons un complément lorsqu'une information paraît insuffisante, incohérente ou manquante, y compris pour des périodes antérieures ou des événements postérieurs à la clôture lorsqu'ils ont une incidence sur nos travaux.

Si un document n'existe pas ou ne peut pas être obtenu, il suffit de nous le signaler : nous examinons ensemble la situation.

Votre situation

Sachez dès le départ ce dont nous aurons besoin.

Lors du premier entretien, nous identifions les documents réellement utiles à votre entreprise, selon votre activité, votre forme juridique et les prestations que vous nous confiez.

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